Ressourcenplanung mit KapaMonitor

Eine erfolgreiche Ressourcenplanung ist wichtig, um beispielsweise Projekte oder Aufträge erfolgreich fertigzustellen. Wer sich mit dem Thema beschäftigt, stellt sich häufig folgende Fragen: Wie viele Mitarbeiter und Maschinen benötige ich zu welchem Zeitpunkt und an welchem Ort? Wird es Leerlaufzeiten oder Überlastung geben? Wann wird der Auftrag erfüllt sein? Kann ich weitere Aufträge annehmen und diese trotzdem termingerecht erfüllen? 

Diese und ähnliche Fragen stellen sich in Zeiten der aktuellen COVID-19-Pandemie nicht mehr nur ausschließlich Industrieunternehmen ohne integrierte Ressourcenplanung. Doch was genau versteht man darunter und wie wird diese umgesetzt?

Was versteht man unter Ressourcenplanung?

Der Begriff stammt ursprünglich aus dem Bereich des Projektmanagements und bezeichnet im Allgemeinen die Planung der notwendigen Ressourcen. Ressourcen können dabei Personalressourcen, Investitionen, Anlagen- und Sachressourcen sein. Allgemein wird in der Betriebswirtschaftslehre jeder Faktor als Ressource bezeichnet, welcher zur Erfüllung eines Auftrags notwendig ist. Dies können beispielsweise Arbeitsplatz, Maschinen, Material, Mitarbeiter, Arbeitszeit und Software sein.

Welche Aufgaben übernimmt die Ressourcenplanung?

Die Aufgabe der Ressourcenplanung besteht darin, Bedarfe auf solch eine Art und Weise zu erfüllen, dass Sie weder mit der Ablauf- und Terminplanung noch mit den Kapazitätsgrenzen kollidieren. Dadurch soll eine unproblematische und termingerechte Lieferung ermöglicht werden.

Ressourcenplanung erfolgt in der Praxis meist mit Hilfe bestimmter Tools, welche eine grafische oder tabellarische Darstellung erlauben. Risikofaktoren wie Ausfälle von Maschinen und Menschen werden hier häufig genauso berücksichtigt wie beispielsweise Arbeitszeiten und Wartungsarbeiten.

Die Verantwortung liegt meist, genau wie die Terminplanung, bei dem Projektleiter oder einem von ihm beauftragten Projektbüro.

Die drei Stufen der Ressourcenplanung

Häufig erfolgt die Planung der Ressourcen nach einem festen, dreistufigem Schema:

Stufe 1: Bedarfsermittlung

Zunächst erfolgt die Bedarfsermittlung durch Schätzen der benötigten Ressourcen anhand vorher festgelegter Arbeitspakete.

Der erste Schritt der Ressourcenplanung, die Bedarfsermittlung, ist abgebildet. Am Beispiel Masken werden die Arbeitspakete geschätzt. Diese spiegeln die benötigten Masken im Laufe der Zeit graphisch wider.
Es ist die zweite Stufe der Ressourcenplanung abgebildet. Die Bedarfsplanung wird mit der Terminplanung kombiniert und es entsteht eine Kapazitätsgrenze.

Stufe 2: Kombination Bedarfs- und Terminplanung

Im nächsten Schritt wird die Bedarfsplanung mit der Ablauf- und Terminplanung kombiniert. Als Ergebnis entsteht durch eine grafische Darstellung eine sogenannte Kapazitätsganglinie, welche zeigt, wann, wie viel einer betrachteten Ressource benötigt wird.

Stufe 3: Kapazitätsabgleich und -optimierung

In der dritten Stufe erfolgt der sogenannte Kapazitätsabgleich.

Beim Überschreiten der Kapazitätsgrenze erfolgt eine Überlastung der Mitarbeiter oder Maschinen, welche nur durch beispielsweise Überstunden oder Auslagerung abgefangen werden kann. Dies gilt es bei der Ressourcenplanung dringend zu vermeiden, indem der Arbeitsaufwand der einzelnen Arbeitspakete so verteilt wird, dass die benötigten Ressourcen dauerhaft unterhalb der Kapazitätsgrenze liegen.

Es ist die dritte Stufe der Ressourcenplanung abgebildet. Es erfolgt der Kapazitätsabgleich und die Kapazitätsptimierung.

Die Planung der Ressourcen in Zeiten der COVID-19-Pandemie

Die Ressourcenplanung spielt jedoch nicht nur in der Projektplanung in Industrieunternehmen eine wichtige Rolle, sondern kann auch in anderen Bereichen ähnlich angewendet werden. In der aktuellen COVID-19-Pandemie kommt es beispielsweise in Krankenhäusern zu Engpässen an Schutzausrüstung. Aus diesem Grund sollten auch hier die Schritte der Bedarfsplanung, der Aufstellung einer Kapazitätsganglinie und einem anschließenden Kapazitätsabgleich- und Optimierung stattfinden. Mit Hilfe einer solchen Ressourcenplanung kann möglicherweise auch hier ein Ressourcenmangel verhindert und so vielleicht sogar viele Leben gerettet werden.